TCO della connettività: come calcolare il costo reale di una linea internet aziendale

Quando si valuta il costo di una connessione internet aziendale, spesso ci si concentra su un unico parametro: il canone mensile. Questo è comprensibile, visto che parliamo della voce più in vista nelle offerte degli operatori, ma si scontra col fatto che il canone è solo un tassello di un mosaico molto più ampio e complesso.

Se si desidera conoscere il costo reale di una fornitura Internet Business è necessario “allargare lo sguardo” e considerare tutte le voci di spesa, tra cui:

• i costi di attivazione
• i costi di fornitura e manutenzione dell’hardware
• il costo del supporto tecnico
• gli eventuali costi di migrazione
• il costo, in termini di mancata produzione, di possibili downtime.

In questo articolo vediamo, quindi, come si calcola il TCO di una linea internet aziendale, così da comparare correttamente le offerte degli Internet Provider.

Nel mondo dell’Internet Business, il costo mensile di una fornitura di connettività è solo la punta dell’iceberg. Concentrarsi su questo singolo importo, senza considerare il contesto, porta molte aziende a scegliere offerte apparentemente convenienti, ma che sul medio-lungo periodo si rivelano spesso ben più costose.

Il concetto di TCO (Total Cost of Ownership) nasce proprio per colmare questo gap, obbligando chi deve prendere una decisione d’acquisto a guardare l’intero mosaico, e non solo un unico tassello. In ambito aziendale, questa metodologia viene normalmente applicata nella valutazione di investimenti in software, hardware e infrastrutture IT, ma non in quelli per servizi di telefonia e connettività.

Ragionare in termini di TCO della connettività significa mettere sul tavolo tutte le voci di spesa: quelle visibili, come il canone mensile e il costo degli apparati, e quelle (spesso) invisibili, come l’impatto economico di un’ora di fermo produttivo a causa di un guasto o un malfunzionamento della linea. Solo così, infatti, sarà possibile confrontare le offerte in modo equo e prendere decisioni consapevoli.

I costi diretti sono quelli più semplici da identificare, anche se non sempre vengono evidenziati con chiarezza dagli operatori di telecomunicazioni. Prima di firmare un contratto di fornitura, è importante verificare che tutti gli elementi che seguono siano riportati nel preventivo, nonché nei documenti contrattuali:

• canone mensile: la voce principale, ovvero la somma che il cliente deve corrispondere all’operatore affinché questi fornisca il servizio richiesto
• costi di attivazione e installazione: spesso indicati come “una tantum”, possono incidere in modo significativo sul TCO del primo anno di contratto
• costi di hardware: l’importo dovuto all’ISP per la fornitura e manutenzione di router, switch, firewall, antenne e qualsiasi altro apparato o impianto
• costi di migrazione: se si sta passando da un operatore a un altro, è bene considerare le eventuali penali sul contratto uscente, i tempi tecnici di portabilità e i costi di avvicendamento tra vecchio e nuovo fornitore
• costi di supporto tecnico: alcuni provider includono i costi di help desk nel canone mensile; altri, invece, quotano i servizi di assistenza a parte

Riepilogare queste voci in un unico prospetto e moltiplicarle per la durata del contratto (tipicamente 24 o 36 mesi) è già un ottimo punto di partenza nella valutazione del TCO della connettività, ma è comunque solo il 50% del lavoro.

I costi indiretti sono quelli che nessun fornitore mostra in offerta, ma che possono rappresentare la voce più pesante nel calcolo complessivo. Tra tutti, il più rilevante è il costo di downtime, ovvero il costo che l’azienda andrebbe a sostenere per ogni ora in cui la connessione internet potrebbe non funzionare. Per fare una stima del costo di downtime è sufficiente eseguire un semplice calcolo: se, ad esempio, il fatturato annuo di un’azienda è di 2 milioni di euro e la stessa opera 220 giorni l’anno per 8 ore al giorno, allora il valore della produzione è di circa 1.136 € l’ora. Stabilito questo, se il contratto di fornitura prevede un tempo di ripristino garantito di 4 ore, in caso di guasto alla linea l’azienda è esposta a un rischio economico potenziale di oltre 4.500 € per singolo evento. Una cifra tutt’altro che esigua.

Oltre al downtime, esistono altri costi indiretti da dover considerare. Tra i principali:

• perdita di produttività: i collaboratori impossibilitati a lavorare durante un disservizio generano un costo in termini di ore pagate senza output
• danni reputazionali: un centralino VoIP fuori uso o un CRM inaccessibile possono peggiorare la percezione del brand da parte di clienti e partner
• costi di gestione del fornitore: un Internet Provider poco reattivo obbliga il team IT a investire ore preziose in escalation, ticket e telefonate

Integrare questi elementi nel confronto tra offerte permette di operare scelte realmente consapevoli e informate, e quindi capaci di proteggere il business.

Mettere in pratica una analisi TCO non richiede un team di consulenti: bastano un foglio di calcolo, i giusti dati e un metodo. Di seguito, il procedimento che adotto ogni volta che desidero confrontare le offerte di connettività di diversi operatori:

• definisco l’orizzonte temporale: scelgo la durata del contratto (es. 36 mesi) come unità temporale di riferimento per tutti i calcoli
• mappo tutti i costi diretti: costo di attivazione, canone mensile, costo dell’hardware, supporto tecnico ed eventuale costo di migrazione
• stimo il costo orario del downtime: divido il fatturato annuo per le ore lavorative totali
• applico la probabilità di disservizio: esamino i livelli di SLA delle offerte. stimando quante ore di downtime potenziale comportano su 24 o 36 mesi
• sommo, trascrivo e confronto: riportati i dati in una tabella comparativa, il provider con il TCO più basso è quello realmente più conveniente

Adottabile da qualsiasi azienda, questo framework TCO applicato ai servizi di Internet Business permette di avere una visione chiara e dettagliata, così da non lasciarsi affascinare da offerte di connettività solo apparentemente convenienti.

In questo articolo abbiamo visto perché il solo canone mensile non è sufficiente per valutare il costo reale di una connessione internet aziendale, quali voci dirette e indirette compongono il TCO e come confrontare le offerte in modo oggettivo.

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Massimiliano De Gabriele

CEO di FOL.it

Imprenditore digitale • Information Technology & TLC • founder FOL.it Srl • MiniVip è il mio migliore amico