Centralino virtuale: guida completa a VoIP, SIP Trunking, Cloud PBX e UCaaS

Chi si occupa di telefonia e connettività per le imprese lo sa: quando si parla di telecomunicazioni aziendali, la scelta del centralino virtuale è fondamentale.

Un’operazione apparentemente semplice, ma in realtà ricca di insidie: a causa dell’elevata presenza di sigle e acronimi tecnici, infatti, orientarsi tra le diverse opzioni può rivelarsi complicato, specie per chi non “mastica” di telefonia digitale.

Al fine di fare chiarezza e semplificare la scelta, in questo articolo vedremo le principali tecnologie e soluzioni per i centralini virtuali, andando ad analizzare:

• VoIP (Voice over IP)
• SIP Trunking (Session Initiation Protocol Trunking)
• Cloud PBX (Private Branch Exchange in cloud)
• UCaaS (Unified Communications as a Service)

Insieme scopriremo come ciascuna soluzione può trasformare il modo in cui l’impresa gestisce le proprie comunicazioni, migliorando l’efficienza operativa, riducendo i costi e semplificando la collaborazione interna ed esterna.

Lanciato alla fine degli anni ’90, il VoIP (Voice over IP) è il protocollo tecnologico che permette l’utilizzo della rete internet per le comunicazioni telefoniche.

Dal punto di vista tecnico, il VoIP converte la voce in pacchetti di dati digitali che viaggiano in rete, esattamente come accade per le email e la navigazione sul web.

Tra i principali vantaggi legati all’utilizzo del VoIP, vale la pena ricordare:

• riduzione dei costi: sfruttando la rete internet, si abbattono i costi di chiamata, specie per quanto riguarda le comunicazioni internazionali
• flessibilità dei dispositivi: è possibile effettuare le chiamate da personal computer sia desktop che laptop, smartphone, tablet e telefoni IP dedicati
• funzionalità avanzate: si può fruire di utili servizi accessori, come la segreteria telefonica virtuale, il trasferimento di chiamata, le registrazione delle conversazioni, l’IVR (Interactive Voice Response) e molto altro
• mobilità: i dipendenti possono telefonare con il numero aziendale da ovunque si trovino, basta avere a disposizione una linea internet

Il VoIP rappresenta, quindi, l’infrastruttura tecnologica su cui poggiano tutti i servizi di telefonia digitale, e di cui parleremo ampiamente nei prossimi paragrafi.

Noto anche come Virtual PBX, il Cloud PBX si configura come un vero e proprio centralino telefonico aziendale ospitato nel cloud. In pratica, mentre i tradizionali PBX richiedevano l’uso di apparati installati nei locali dell’azienda, con il Cloud PBX l’intera infrastruttura è spostata su server remoti gestiti dal provider del servizio.

Posto l’utilizzo della tecnologia VoIP per effettuare le chiamate, un Cloud PBX offre anche tutte le funzionalità di gestione tipiche di un centralino professionale:

• gestione degli interni: ogni dipendente ha il proprio numero interno
• gruppi di risposta: le chiamate possono essere distribuite tra più operatori
• code di attesa: per gestire i picchi di chiamate in modo professionale
• menu IVR: risponditore automatico con opzioni personalizzabili
• registrazione chiamate: per qualità, formazione e conformità normativa
• dashboard e statistiche: per monitorare volumi, durate e prestazioni
• integrazione CRM: per visualizzare i dati dell’utente durante la chiamata

Dal punto di vista strutturale e operativo, i vantaggi offerti dalle soluzioni di tipo Cloud PBX sono molteplici e meritano di essere approfonditi. Parliamo, infatti, di:

• accessibilità globale: è possibile gestire le funzioni telefoniche da qualsiasi dispositivo connesso, a prescindere dalla posizione geografica
• sicurezza avanzata: i dati vengono archiviati nel cloud e protetti da protocolli crittografici avanzati, garantendo la riservatezza delle comunicazioni e proteggendole dalle minacce informatiche
• manutenzione semplificata: si riduce significativamente il carico di lavoro del reparto IT interno, liberandolo dall’onere di gestire apparati hardware, aggiornamenti software e manutenzione dell’infrastruttura telefonica
• scalabilità immediata: l’aggiunta o rimozione degli utenti non richiede l’acquisto di nuovo hardware, né la riconfigurazione dei sistemi
• costi ridotti e prevedibili: nessun investimento iniziale in hardware e possibilità di scegliere abbonamenti a canone fisso mensile o annuale

In sintesi, il Cloud PBX o Virtual PBX rappresenta, oggi, la soluzione ideale per le aziende che cercano le funzionalità di un centralino professionale abbinate alla flessibilità del cloud. Senza dimenticare, ovviamente, i grandi vantaggi economici.

Con l’espressione “SIP Trunking” si intende la tecnologia che, di fatto, permette di collegare il centralino alla rete telefonica pubblica attraverso internet, sia nel caso in cui il centralino sia fisico o virtuale, abbandonando le linee analogiche o ISDN.

Il protocollo SIP (Session Initiation Protocol) si occupa dell’avvio, la gestione e la terminazione delle sessioni di comunicazione. Un “trunk” SIP è essenzialmente un canale virtuale che trasporta le chiamate vocali attraverso la connessione internet.

L’impiego della tecnologia SIP Trunking si rivela particolarmente utile quando:

• l’azienda ha già un centralino tradizionale e desidera mantenerlo, ma vuole eliminare le costose linee ISDN e passare alla connettività internet
• si ha la necessità di gestire volumi elevati di chiamate simultanee, ma non ha la possibilità o il desiderio di installare linee fisiche aggiuntive
• si desidera passare a una nuova infrastruttura mantenendo i numeri telefonici esistenti, magari perché largamente diffusi e già noti all’esterno
• si cerca flessibilità nella quantità di linee attive: i canali SIP, infatti, possono essere aumentati o diminuiti facilmente in base alle esigenze

È importante notare che il SIP Trunking è solo una componente tecnologica, non un sistema completo. La sua funzione è connettere il PBX al mondo esterno, ma necessita comunque di un centralino (fisico o cloud) per poter funzionare.

La tecnologia UCaaS (Unified Communications as a Service) rappresenta, oggi, l’evoluzione più completa dei sistemi di comunicazione aziendale. Non parliamo, infatti, di un semplice centralino virtuale, ma di una piattaforma integrata che raccoglie tutti i canali e servizi di comunicazione mettendoli in cloud, ovvero:

• telefonia VoIP: chiamate vocali con tutte le funzionalità di un Cloud PBX
• videoconferenze: meeting virtuali con condivisione dello schermo
• messaggistica istantanea: chat individuali e di gruppo
• presenza: stato di disponibilità dei colleghi in tempo reale
• condivisione documenti: collaborazione su file durante le comunicazioni
• integrazione applicazioni: connessione con sistemi di CRM, suite di produttività e strumenti di Project Management

Vista la quantità e la varietà di funzionalità aggregate dalle piattaforme di tipo UCaaS, i vantaggi per l’azienda e i collaboratori sono subito evidenti:

• esperienza unificata: tutti gli strumenti di comunicazione in un’unica interfaccia, eliminando la necessità di switchare tra diverse applicazioni
• collaborazione in tempo reale: i team possono lavorare insieme utilizzando il canale più appropriato, migliorando produttività ed efficienza operativa
• scalabilità dinamica: la soluzione cresce (o si riduce) con l’azienda, permettendo di adeguare il servizio alle esigenze del momento
• mobilità totale: l’intera suite di comunicazione è accessibile da qualsiasi dispositivo, garantendo continuità operativa anche in movimento
• massima sicurezza: crittografia end-to-end, autenticazione multi-fattore, conformità alle normative, backup automatici e disaster recovery.
• analytics avanzate: reportistica dettagliata su tutti i canali di comunicazione per ottimizzare processi e performance del team

Le piattaforme UCaaS sono, quindi, la soluzione ideale per le aziende che cercano la massima integrazione tra servizi di telefonia, videoconferenza e messaggistica.

Centralini virtuali: quale soluzione scegliere?

Chiarite le differenze tra le varie tecnologie, come orientarsi nella scelta?

Se la priorità è avere un centralino telefonico moderno e completo, il Cloud PBX è senza dubbio la soluzione più indicata, in quanto offre tutte le funzionalità professionali necessarie, è semplice da gestire e ha costi contenuti e prevedibili.

Se, invece, si possiede già un centralino tradizionale funzionante ma si desidera eliminare le costose linee ISDN passando alla connettività internet, il SIP Trunking permette di modernizzare l’infrastruttura senza grandi investimenti.

Se, infine, si è alla ricerca di una piattaforma completa che integri non solo telefonia ma anche le videoconferenze, la chat e gli strumenti di collaborazione in un’unica soluzione, la tecnologia UCaaS è la scelta più avanzata e strategica.

Se sei desideri effettuare il passaggio alla telefonia digitale modernizzando la tua infrastruttura, compila il modulo di contatto o scrivici all’indirizzo helpdesk@fol.it.

Insieme, individueremo la soluzione di centralino virtuale più adatta alle tue esigenze di business, supportandoti con professionalità e competenza.

Massimiliano De Gabriele

CEO di FOL.it

Imprenditore digitale • Information Technology & TLC • founder FOL.it Srl • MiniVip è il mio migliore amico