Internet e telefonia per studi professionali e piccoli uffici: quali soluzioni scegliere?

Chi gestisce uno studio professionale o un piccolo ufficio sa bene quanto una linea internet lenta o un centralino telefonico obsoleto possano rallentare il lavoro.

Che si tratti di inviare una perizia, condividere documenti riservati o partecipare a una videochiamata con un collaboratore, la qualità della connessione aziendale contribuisce a definire l’immagine professionale che si trasmette all’esterno.

Nonostante questo, raramente una realtà di piccole dimensioni sa quali soluzioni di connettività e telefonia siano più adatte alle proprie esigenze, finendo spesso con lo scegliere offerte pensate per l’uso domestico o, al contrario, per le grandi aziende, e quindi non calibrate sulle tipiche necessità di piccoli studi e uffici.

In questo articolo vediamo, quindi, qual è il reale fabbisogno di queste realtà, quali soluzioni internet e telefono scegliere e come proteggere i dati e le comunicazioni.

Per quanto di dimensioni contenute, uno studio professionale o un piccolo ufficio richiede, oggi, una dotazione tecnologica non molto distante da quella di una media impresa. Questo perché, tra fatturazione elettronica, gestionali in cloud, firma digitale e comunicazioni, gran parte dell’attività passa attraverso la rete.

A differenza delle medie e grandi aziende, però, gli studi e i piccoli uffici dispongono di una ben più limitata quantità di budget, nonché di una minore disponibilità di personale IT. Da qui la necessità di trovare soluzioni tecnologiche che uniscano prestazioni adeguate, semplicità di gestione e un costo sostenibile.

Di norma, ciò di cui uno studio professionale o un piccolo ufficio ha bisogno è:

• una connessione internet stabile, ovvero capace di reggere l’uso di servizi di videochiamata, l’invio di file pesanti e l’utilizzo di applicativi cloud
• un sistema telefonico moderno, il quale non dipenda da una linea fissa “tradizionale” e permetta di rispondere anche fuori sede
• un adeguato livello di sicurezza informatica, che protegga da eventuali intrusioni e cyberattacchi i documenti e i dati conservati
• la possibilità di scalare i servizi nel tempo, senza dover cambiare fornitore o infrastruttura ogni volta che il fabbisogno tecnologico cresce

Considerare sin da subito queste necessità permette di evitare investimenti poco o per nulla efficienti, optando per soluzioni adeguate e destinate a durare nel tempo.

Quando parliamo di internet per studi professionali e piccoli uffici, il punto di partenza è quasi sempre la connettività in fibra ottica, ovvero la tecnologia di telecomunicazione attualmente più performante e affidabile presente sul mercato.

A differenza dei cavi in rame sfruttati dalle connessioni DSL, la fibra trasporta le informazioni sotto forma di impulsi luminosi, garantendo una elevata velocità di trasmissione, un segnale più stabile e una minore sensibilità alle interferenze.

Per una realtà di piccole dimensioni, la soluzione più indicata è la fibra FTTH (Fiber To The Home), dove il cavo in fibra ottica arriva direttamente all’edificio, offrendo buone prestazioni a un costo sostenibile. Il compromesso ideale per uno studio o ufficio che non può investire in servizi internet per le grandi aziende.

Se, invece, si necessita di garanzie contrattuali stringenti, banda simmetrica e un collegamento esclusivo, si può valutare l’attivazione di una linea in fibra ottica dedicata, dove lo SLA può essere personalizzato e la continuità di servizio è superiore. Più costosa di una connessione FTTH, questa opzione rappresenta il top di gamma per le aziende che sfruttano molto le videoconferenze, usano applicativi gestionali in cloud e/o gestiscono archivi digitali di grandi dimensioni.

Infine, le realtà che si trovano in zone non raggiunte dalla fibra ottica possono optare per valide soluzioni alternative, come l’internet wireless o quello satellitare, entrambi in grado di garantire buone prestazioni a un costo tuttavia contenuto.

Accanto alla connettività, l’altro aspetto centrale in uno studio professionale o un piccolo ufficio è quello della telefonia. Con l’avvento del VoIP (Voice over IP), sempre più realtà stanno abbandonando le tradizionali linee fisse a favore di soluzioni di telefonia in cloud, come il Virtual PBX: un centralino virtuale che funziona attraverso la connessione internet, anziché i classici cavi telefonici.

Un Virtual PBX permette di gestire le chiamate da qualsiasi dispositivo, che si tratti di un telefono fisso, uno smartphone o un computer, mantenendo sempre lo stesso numero aziendale, anche fuori dall’ufficio. Una caratteristica, questa, particolarmente utile a chi lavora in mobilità o adotta modalità di lavoro ibrido.

Tra le funzionalità più apprezzate da chi utilizza un centralino virtuale troviamo:

• risposta automatica e instradamento intelligente delle chiamate verso il reparto o collaboratore più indicato
• registrazione delle conversazioni, utile a fini della tracciabilità
• possibilità di attivare numeri aggiuntivi senza dover installare nuove linee
• reportistica dettagliata sul traffico telefonico, utile per monitorare il servizio offerto ai clienti

Un ulteriore vantaggio riguarda, infine, l’aspetto economico: adottando un sistema di telefonia in cloud, si azzerano i costi di manutenzione tipici dei centralini fisici e si riducono sensibilmente le spese per le chiamate e i canoni telefonici.

Se è vero che gli attacchi informatici colpiscono soprattutto le grandi aziende, è altrettanto vero che gli studi professionali e i piccoli uffici custodiscono, spesso, i dati sensibili dei clienti, come le informazioni fiscali, contrattuali e sanitarie.

Data la delicatezza di questo ruolo, oggi si tende a superare i vecchi sistemi di accesso remoto (tipo la VPN tradizionale) in favore di modelli più moderni e granulari, come lo ZTNA, dove l’identità di chi accede alle risorse aziendali viene verificata in modo continuativo e costante. Grazie al progresso digitale, anche una realtà di piccole dimensioni può beneficiare di un sistema di sicurezza informatica affidabile ed evoluto, e senza dover necessariamente investire cifre da capogiro.

Al tempo stesso, è importante garantire la continuità operativa affiancando alla linea internet principale una seconda linea di backup, così da evitare che eventuali guasti e malfunzionamenti blocchino l’attività quotidiana, andando a impattare negativamente sia sulla produttività che sull’immagine dell’azienda.

In questo articolo abbiamo visto di cosa ha tipicamente bisogno uno studio professionale o un piccolo ufficio, nonché quali soluzioni di connettività e telefonia adottare per poter svolgere in serenità e sicurezza le attività quotidiane.

In FOL.it lavoriamo ogni giorno al fianco di piccoli uffici, studi professionali e aziende di ogni dimensione per individuare le soluzioni internet e telefono più adatte alle specifiche esigenze, dalla fibra ottica FTTH ai centralini virtuali.

Se anche tu desideri valutare la soluzione più adatta al tuo ufficio o studio professionale, compila il form di contatto oppure scrivici a helpdesk@fol.it. Saremo felice di individuare la migliore configurazione per la tua attività.

Massimiliano De Gabriele

CEO di FOL.it

Imprenditore digitale • Information Technology & TLC • founder FOL.it Srl • MiniVip è il mio migliore amico